Gemeente Capelle aan den IJssel
‘Iedereen kon zijn mening geven’
Wie: Het gemeentehuis van Capelle aan den IJssel is het centrale punt voor inwoners van de gemeente om burgerzaken te regelen. Tevens is het de werkplek voor de burgermeester, wethouders, ambtenaren en de ontmoetingsplaats van het gemeentebestuur. Er werken ongeveer 450 mensen, verdeeld over het gemeentehuis en de gemeentewerf.
Doorlooptijd: oktober 2021 – mei 2023
Kerntaken: Interieurontwerp, conceptontwikkeling, draagvlak creëren, kennisdelen over toekomstbestendige manieren van werken.
De opdracht
Voorafgaand aan de opdracht had gemeente Capelle aan den IJssel door Covid al ervaren dat een hybride werkvorm een goede basis was van een toekomstbestendig werkplekconcept. De opdracht was het ontwikkelen van dat concept met de behoefte van de medewerker als onderlegger. Een belangrijk uitgangspunt was de behoefte aan samenwerken en aan een cultuur op basis van vertrouwen. Een strategisch huisvestingsplan moest de basis zijn voor het werkplekconcept. “Om te komen tot het juiste concept, moet je alle wensen uit de organisatie verzamelen. Het was aan mij om met het projectteam medewerkers te informeren over wat hybride werken betekent en de feedback op te halen en te vertalen.”
Het verloop
Het implementeren van een nieuw werkplekconcept dat draagvlaak heeft onder de medewerkers start met het creëren van bewustzijn en het delen van kennis. In het nieuwe concept kunnen medewerkers deels thuis, deels op kantoor werken. Op kantoor kiest de medewerker voortaan de plek die het beste past bij zijn activiteit, in plaats van iedere dag aan hetzelfde bureau te gaan zitten. Je kunt aan een tafel met meerdere collega’s gaan zitten of bijvoorbeeld in een concentratieruimte. “Dit verhaal deelde ik in achttien verschillende kennissessies van telkens twee uur. Van de 450 medewerkers sprak ik er 200. De eerste opmerking in zo’n sessie was vaak ‘oh nee, als we maar niet zo’n kantoortuin krijgen’. Gelukkig houd ik er enorm van om met mensen aan de slag te gaan, al hun behoeften boven tafel te krijgen en ook om ze gerust te stellen. Als je in groepjes bezig bent, zie je creativiteit ontstaan, dat is heel erg leuk.”
“Samen vertaalden we de wensen, eisen, dromen en doelen naar onderdelen van het nieuwe werkplekconcept. Op basis van deze sessies ontstond een wensenlijst van maar liefst 1600 regels aan waardevolle input, onderverdeeld in 18 werkplek gerelateerde onderwerpen. Met deze wensenlijst in de hand richtten we op een lege verdieping vier maanden een proeftuin in. Een plek waar medewerkers konden kijken, konden ‘proefwerken’ en hun ongezouten mening konden achterlaten. Op basis van die meningen veranderde er af en toe iets in de proeftuin. Samen met een zeer gemotiveerd team leveranciers konden we de medewerkers veel keuzes bieden. Want een optimale werkomgeving is samengesteld door en voor medewerkers.”
Het resultaat
“Het resultaat is een uitgebreid adviesrapport over de toekomstige manier van werken binnen Gemeente Capelle aan den IJssel. Het is een advies doordrenkt met de wensen van de medewerkers, uiteraard aangevuld met onderwerpen als beleid en haalbaarheid.”
Portfolio
Nieuwsgierig geworden naar lopende en afgeronde projecten? Afgelopen jaren stak ik op veel verschillende plekken mijn handen uit de mouwen. In mijn portfolio zie je de projecten waar ik bij betrokken was. Projecten waar ik trots en met een dikke glimlach op terugkijk.
